Responsable Administratif H/F Colombes
Colombes - 92 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Management/encadrement de l'équipe " gestion administrative " (présences, congés, heures supplémentaires,
absences, évaluations, etc.), concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité de
l'équipe.
- Animation et pilotage des agents chargés de la maintenance des conteneurs, du secrétariat et du standard.
- Mettre en place des indicateurs de suivi, élaborer des rapports, des notes et des bilans d'activité...
- Élaboration du rapport annuel
- Traitement des courriers, mails, notes et application" Colombes et moi" : rédaction des réponses, diffusion,
recherche des éléments de réponses, ainsi que leur reprographie et classement.
- Frappe, classement et gestion des renouvellements des marchés publics
- Suivi de l'exécution budgétaire du service en collaboration avec le responsable de service.
- Assistance et conseils administratif auprès du responsable de service.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
- Contrôler les prestations assurées pour la livraison et la maintenance des bacs.
- Tri, classement et archivage des documents du service.
- Exécution et suivi des procédures administratives.
- Informer les agents des services compétents et les prestataires de tout dysfonctionnement.
- Représenter téléphoniquement l'image de la Ville.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
- Commande des fournitures bureautiques
- Avis sur les permis de construire en collaboration avec le responsable de service.
- Élaborer les pièces techniques et analyse des marchés publics en collaboration avec le responsable de service.
- Assister et assurer le remplacement de l'agent chargé de l'accueil téléphonique. A ce titre, réceptionner les
appels téléphoniques relatifs aux prestations de collecte et de nettoiement du domaine public, enregistrement des
demandes, renseigner les administrés, orienter le public, saisie des rendez-vous encombrants...
Le profil recherché
Profil recherché
Connaissances techniques
- Excellente qualité rédactionnelle. (Règles de syntaxe, orthographe et grammaire)
- Utilisation des logiciels de bureautique, internet, intranet.
- Discrétion
- Accueil du public, techniques d'écoute
- Techniques et outils de communication
- Techniques de classement, d'archivage et de recherche documentaire
- Notion d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement, organisation, activités, procédures et partenaires du service
- Organigramme de la collectivité, instance de décision, procédures administratives
- Techniques de secrétariat (prise de note, écriture abrégée)
- Méthodes et outils de management
- Principes et techniques d'animation de groupe
- Techniques de résolution, de conflits et de médiation
Autres connaissances (savoirs faire, savoir être)
- Comprendre les demandes
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Appréhender le caractère d'urgence de l'information et diffuser.
- Recevoir, filtrer et réorienter les différents courriers.
- Respecter les délais.
- Organisation et anticipation
- Rendre le langage technique accessible et compréhensible à la population
- Amabilité, s'exprimer clairement, reformulation
- Esprit d'équipe, sens de l'organisation, réactivité et adaptation, esprit d'initiative, autonomie, rigoureux,
méthodique et pédagogue.
- Esprit de synthèse et très bonne qualité rédactionnelle
Bienvenue chez Colombes
Recueille et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Propreté.
Frappe du courrier, des rapports, du rapport annuel, des comptes rendus, des marchés, tableaux de bords et
classement des documents.
Assure la coordination des actions de maintenance et de dotation des conteneurs.
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Colombes
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
36 000 € / an 3 000 € / mois 19,78 € / heureSalaire brut estimé
49 200 € / an 4 100 € / mois 27,03 € / heureEstimation haute
63 000 € / an 5 250 € / mois 34,61 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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