Secrétaire Pédagogique H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du posteSecrétaire pédagogique F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
RémunérationA partir de 2249,37€ BM selon diplôme et profil
TélétravailNon
Présentation du service
L'IFMEM est situé sur le Campus Picpus à Paris dans le XIIème arrondissement. Le bâtiment est doté de locaux pédagogiques (salles de cours, de travaux pratiques, de travaux dirigés et de salles informatiques équipées) communs à plusieurs instituts de formation. L'agrément actuel autorise un effectif de 145 étudiants pour la première année et 110 pour les deux autres année de formation, soit un total de 365 pour les trois années du cursus de formation. L'IFMEM forme des manipulateurs d'électroradiologie médicale, professionnels de santé qui réalisent des actes relevant de l'imagerie médicale, de la médecine nucléaire, des explorations fonctionnelles et de la radiothérapie. Le Diplôme d'Etat de manipulateurs intègre le dispositif LMD, conventionné avec l'Université Paris-Est Créteil (UPEC). Il s'inscrit dans la dynamique d'un pôle de formation initiale et continue pluri-professionnel.

Vos missions
Missions Générales :

· Assurer le secrétariat de la direction (courrier, compte-rendu de réunions, de conseils pédagogiques...

· Assurer le secrétariat pédagogique (suivi des dossiers administratifs des étudiants, la coordination des stages en collaboration avec les cadres responsables des stages...)

· Assurer le classement des différents documents administratifs,

· Assurer la gestion du courrier (réception, distribution, envoi)

· Assurer l'accueil physique et téléphonique (étudiants, stagiaires, intervenants, autres...)

· Assurer la gestion des stocks de matériel, commande de papeterie, réception et suivi...

· Participer au suivi de la gestion financière de l'IFMEM en lien avec la Directrice et son adjoint

· Participer au traitement des statistiques de l'IFME, aux enquêtes régionales et nationales

· Veiller à la mise à jour du site de l'IFMEM APHP

Missions Spécifiques :

· Elaborer et mettre à jour les dossiers pédagogiques et administratifs des étudiants, assurer l'organisation des dossiers scolaires

· Mettre à jour les données dans la base administrative de l'IFMEM et SAP Campus

· Assurer la saisie et la mise à jour des dossiers administratifs des intervenants. Assurer leurs paiements dans HR Access

· Assurer la gestion administrative du Diplôme d'Etat et des épreuves d'admission sur dossier

· Assurer la gestion et le suivi des dossiers des bourses et autres aides financières accordées aux étudiants

· Assurer avec le cadre en charge de la coordination des stages l'élaboration et la mise en oeuvre des procédures de stage pour la formation initiale et continue

· Assurer en collaboration avec les cadres référents, la gestion administrative des stages (conventions, affectations...)

· Elaborer, diffuser et mettre à jour les emplois du temps des étudiants des 3 promotions (sur YIKI et le site de l'IFMEM), en collaboration avec les cadres responsables de promotions et les cadres référents des Unités d'Enseignement (UE)

· Assurer le contact avec les différents intervenants pour confirmer leur présence et coordonner les besoins logistiques

Profil recherché
COMPETENCES REQUISES

Sens de l'organisation et de gestion
Excellente capacité relationnelle et sens du travail en équipe pluri professionnelle
Capacité d'innovation et d'anticipation, être force de propositions
Communiquer, partager, transmettre et rendre compte
Très bonne maîtrise des outils informatiques
Rigueur et discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Maîtrise des logiciels (Word, Excel, PowerPoint...)
Connaissance des logiciels spécifiques (Gestime, SAP CAMPUS, HR Access...)
Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe

PRE-REQUIS
Connaissance de l'APHP, des Groupes Hospitaliers Universitaires et si possible des structures de formation

Horaires de travail8h30 à 17h30
Vos avantages à l'AP-HPUne procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; 75% du Pass Navigo remboursé; Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs...) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Service d'affectationDDRH / Centre de la formation et du développement des compétences
Référence de l'offre2025-14878