Gestionnaire Technico-Administrative Biomedicale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRESENTATION DE L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le poste de gestionnaire est à pouvoir au sein du Groupement Hospitalier de Territoire Sud Francilien (GHT).

Le GHT est composé de trois établissements hospitaliers :
- Le Centre Hospitalier d'Arpajon
- Le Centre Hospitalier Sud Essonne, composé lui-même des sites de Dourdan et d'Etampes
- Le Centre Hospitalier Sud Francilien situé à Corbeil-Essonnes.

Le Service des Ressources Biomédicales du CHSF, composé d'une équipe de 17 personnes, est organisé en trois pôles :
- Un pôle d'ingénierie composé de 4 ingénieurs biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA)
- Un pôle de gestion de 3 gestionnaires technico-administrativfs (-ves)
- Un atelier biomédical composé de 7 techniciens biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA)
- D'un laboratoire de métrologie composé d'un responsable de laboratoire et de 2 techniciens métrologues.

Le poste proposé concerne les sites du CHSF et du CHA. Au regard de l'évolution du service, le pôle de gestion pourrait également être impliqué dans les années à venir dans une organisation territoriale sur le GHT et les périmètres du secteur biomédical évoluer.

HORAIRES DE TRAVAIL
Travail en 7h30 par jour de 8h30 à 16h30.
Travail uniquement en jours ouvrés.
Pas de garde et d'astreinte.

DESCRIPTION DU POSTE
Mission du poste (définition du métier) :
Au sein du service biomédical, le (la) gestionnaire technico-administratif (-ve) (GTAB) est en charge de :
- Recueillir les besoins des clients internes du service biomédical et de les traiter
- Procéder à certains achats simples dans son champ de compétences
- Assurer les approvisionnements en lien avec les activités du service
- Assurer les tâches administratives (de la commande au mandatement en passant par les litiges, les mises en inventaire) pour répondre aux demandes reçues des clients internes
- Assurer l'élaboration et le suivi des budgets en lien avec son champ de compétences
- Assurer les tâches techniques et de traçabilité liées à l'exploitation des équipements biomédicaux dans le champ de ses compétences

Activités du poste (activités du métier adaptées au service) :
Le (la) gestionnaire technico-administratif (-ve) assure, dans son domaine de compétence spécifié nominativement sur l'organigramme et de manière autonome, les tâches suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des services et des prestataires externes
- Réalisation de tout le processus de gestion administrative des approvisionnements relevant de ses domaines de responsabilité (de la liquidation au mandatement)
- Suivre et contrôler les aspects budgétaires des comptes mis dans son domaine de compétences
- Mise en place et suivi des outils d'enregistrement des activités réalisées et des tableaux de bord de suivi des consommations
- Traitement des demandes reçues électroniquement
- Organisation du travail en fonction des priorités, urgences et impératifs afin de limiter au maximum l'impact sur la prise en charge du patient
- Conseil et consolidation des besoins avec les clients internes
- Mise en uvre de certains marchés relevant de ses champs de responsabilité en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux (définition de l'allotissement, rédaction des pièces marché, analyse des offres, organisation des essais, rapport de choix, déploiement, suivi du marché)
- Gestion des fournisseurs (négociation, litiges de facturation, application des pénalités...)

Les activités du service biomédical sont actuellement divisées en 3 domaines de compétences.
Un gestionnaire s'occupe des contrats de maintenance, de la maintenance à l'attachement, des commandes de pièces détachées et des crédits-baux. Il est plus particulièrement en interface avec les techniciens, les ingénieurs biomédicaux et les fournisseurs, et travaille sur la GMAO. Il gère les interventions en lien avec les sociétés externes et assure la traçabilité des interventions.

Un gestionnaire s'occupe des investissements, de l'instrumentation (réparations et acquisitions) des mises à disposition et des locations des matelas anti-escarre et des systèmes de thérapie à pression négative.

Un gestionnaire s'occupe des consommables, du petit matériel, des produits de dentisterie et des autres locations.

Tous les gestionnaires du service des Ressources Biomédicales doivent être en capacité de prendre en charge des demandes dans les trois domaines de spécialisation, au moins pour en assurer une suppléance. La répartition des tâches des domaines de spécialisation doit être adaptable aux besoins de l'établissement.

Compétences associées au poste et/ou aux missions spécifiques de l'agent

Les savoir-faire requis du métier (compétences techniques)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Analyser le besoin en collaboration avec les utilisateurs métier
- Analyser des offres fournisseurs
- Négocier avec les clients internes et les fournisseurs
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les logiciels métier (GMAO, GEF) et utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

Connaissances souhaitables
- Connaître le milieu hospitalier
- Connaître le matériel biomédical et les bases réglementaires applicables aux dispositifs médicaux
- Avoir des connaissances en terme d'achat et de la commande publique
- Avoir des connaissances en terme de gestion administrative, comptable et financière
- Connaître les règles de confidentialité
- Maitriser l'environnement informatique / bureautique
- Maîtriser la GEF et la GMAO
- Avoir des connaissances générales en terme de qualité
- Avoir des connaissances générales en terme d'économie de la maintenance.

Les savoir-être requis du métier (compétences relationnelles)
- Faire preuve de capacités relationnelles avec les services de soins et médico-techniques, l'ensemble de l'équipe biomédicale et les prestataires externes
- Travailler en équipe
- Faire preuve d'une autonomie importante
- Faire preuve d'une grande rigueur
- Analyser une situation et en mesurer les risques
- Faire preuve d'adaptation
- Respecter le secret professionnel
- Faire preuve de ponctualité

Correspondances statutaires éventuelles
- Adjoint administratif hospitalier
- Ouverture aux aides-soignants sur détachement de grade

Moyens mis à disposition
- Logiciel GEF (Gestion Economique et Financière) Référence de Maincare
- Logiciel C-PAGEi (Gestion Economique et Financière)
- Logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) Optim CEM
- Imprimante/fax/scanner
- Poste informatique et téléphone individuel
- Locaux