Assistant - Assistante de Direction H/F les Tournesols
Sainte-Marie-aux-Mines - 68 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols.
.
Vous serez chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles. Vous serez un maillon important du fonctionnement de la plateforme de services institutionnelle et disposerez d'une large autonomie d'organisation propre tout en étant directement responsable, auprès de la cadre du secrétariat de direction, des missions qui vous seront confiées.
Vos missions visent tant Les Tournesols eux-mêmes que les autres entités qu'ils pilotent (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel) et seront les suivantes :
Secrétariat des directeurs
- Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)
- Gestion des appels téléphoniques à la direction
- Accueil physique des RDV de la direction
- Organisation des réunions en lien avec la direction
- Courriers, notes d'information, notes de service.
Rédaction de documents officiels
- Rapport d'activité et autres documents divers
Appui au service d'Accueil et d'Accompagnement Administratif et au Service Qualité
Gestion des Instances
- Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale
Gestion des événements
- Cérémonie des voeux, inaugurations, visite des personnalités officielles.
Secrétariat pour les événements inter-établissements
Votre profil :
Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité
Savoir-être :
- Dynamisme, Esprit d'initiative
- Capacité d'organisation, réactivité, autonomie
- Capacité à prioriser
- Résistance au stress
- Intégrité et discrétion professionnelle.
En tant qu'agent(e) des Tournesols, vous pourrez être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
- Travail en journée en présentiel 5 jours par semaine
- 15 RTT en plus des 29 jours de congés annuels
- Congés en concertation avec le reste de l'équipe.
Poste à pourvoir de suite
Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Normes rédactionnelles, Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Planification des tâches et gestion des priorités, Modalités d'accueil, Assurer un accueil téléphonique, Organiser des déplacements professionnels, Classer des documents, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Accueillir, orienter, renseigner un public, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Relayer de l'information, Gérer un planning, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Piloter une activité, Intégrité et discrétion professionnelle, Maîtrise des normes rédactionnelles, Procédures et documents institutionnels, Reporting à la hiérarchie directe, Outil informatique et logiciels professionnels
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Sainte-Marie-aux-Mines - 68
- CDI
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