Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le Centre Hospitalier de Narbonne recherche un Assistant de Direction H-F, vous aurez pour missions :

Organiser pour la Directrice des soins et de la qualité, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques et la bonne organisation des agendas et au suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).
Planifier les instances et les réunions de ces directions
Coordonner les réunions en interne concernant plusieurs directions et en externe avec les différents partenaires institutionnels.
Alerter la Directrice sur les problématiques relatives au bon déroulement des activités planifiées
Accueil des personnes
Organisation de réunions, instances, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous / gestion des agendas
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Planification et gestion des gardes de l'encadrement soignant
Suivi des projets et activités de la Direction
Accueil et information des professionnels et reporting
Gestion des congés des cadres supérieurs de santé
Octime
Gestion des stages IFSI / IFAS

Pré - requis et qualifications (diplômes, habilitations, permis, se référer à la base de données des connaissances du RMFPH) :
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Horaires : 8 h - 16h30 / 8h 30 - 17h
Contraintes particulières : remplacement sur les postes au secrétariat DG et DRH pour assurer la continuité des activités