Gestionnaire Administratif et Comptable au Service Achats Finances H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Missions principales :

Assurer la gestion administrative des achats :
o Réceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services
o Analyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat
o Saisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance
o Vérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture
o Liquider la facture
o Traiter les rejets de mandat
o Respecter les délais de paiements des factures
o Créer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour

Assurer la gestion des marchés publics :
o Prospection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité
o Définition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin)
o Rédaction des documents de la consultation et publicité
o Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs
o Gestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.)
o Suivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs
o Planification des procédures de marchés

Assurer le suivi budgétaire :
o Suivre les montants engagés et liquidés mensuellement
o Alerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis
o Tenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis
o Analyser les variations et écarts sur les dépenses
o Seconder le régisseur d'avances et de recettes
o Réaliser des écritures de recettes

Assurer la gestion des fiches d'investissement :
o Gérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression)
o Correspondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service

Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs

Assurer des tâches de secrétariat
o Prise des appels téléphoniques et orientations
o Tri ou rédaction des courriers
o Archivage
o Reporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat)

Positionnement :

Liens hiérarchiques directs : la gestionnaire responsable des achats, l'attaché d'administration hospitalière des services finances, achats et admissions et de la directrice déléguée
Liens fonctionnels : avec l'équipe de direction
Relations professionnelles courantes :
o en interne, les responsables de service, les services
o en externe : la cellule achats du GHT, la Trésorerie, les fournisseurs

Compétences requises

Savoir faire
o Capacité d'organisation et de rigueur
o Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Savoir être
o Curiosité professionnelle
o Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
o Autonomie dans l'organisation
o Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
o Capacité d'analyse et de discernement
o Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
o Sens du service public

Compétences techniques liées au poste :

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive)
Connaissance de la réglementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique

Caractéristiques du poste :

Travail en binôme dans un bureau unique
Travail sur écran
Horaires : 5 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h15
Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer

Profil :

Diplômes : Bac professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale
Expériences similaires souhaitées en EHPAD publics ou en établissement hospitalier public

Conditions :

Emploi à temps plein
Recrutement par mutation, détachement ou contrat
Grade de recrutement : adjoint administratif hospitalier

Renseignements et candidature

Le poste est à pourvoir pour la mi-mars 2025.