Assistant·e de Gestion Administratif·ive H/F Association Espoir
Colmar - 68 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Vos missions :
Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Support et de la Responsable de service Administratif et Financier :
- Vous établissez, réactualisez et diffusez aux Directeurs de Pôles le calendrier administratif (appels d'offres, subventions.) et veillez à son application ;
- Vous centralisez tous les éléments nécessaires concernant les appels d'offres et les demandes de subventions afin de pouvoir y répondre ;
- Vous êtes garant(e) de l'envoi des appels d'offres et des demandes de subventions dans les délais impartis ;
- Vous transmettez aux Directeurs de Pôles toutes les informations administratives les concernant ;
- Vous centralisez les documents concernant le patrimoine de l'Association ;
- Vous gérez les dossiers spécifiques qui vous sont confiés (demandes de travaux, accessibilité.) ;
- Vous participez à l'élaboration des procédures administratives ;
- Vous collaborez à la gestion des legs ;
- Vous gérez les dons en nature des entreprises et établissez les conventions de mécénat ;
- Vous traitez les tâches administratives diverses qui vous sont confiées (notes de services, préparation de réunions.).
En lien avec vos collègues :
- Vous gérez le parc locatif (environ 100 logements) : relations avec les bailleurs, les assurances, mise à jour des tableaux de suivi.
- Vous gérez le parc automobile (55 véhicules) : relations avec les assurances, mise à jour des tableaux de suivi. ;
- Vous gérez les dons (saisie, édition des reçus fiscaux, mise à jour du fichier) ;
- Vous traitez le courrier entrant et sortant (ouverture, tri, distribution des documents selon les besoins, affranchissement).
- Vous assurez l'accueil physique ;
- Vous assurez l'accueil téléphonique (remplacement de la personne en charge du standard en cas d'absence) ;
- Vous assurez les relations avec les fournisseurs concernant l'entretien courant du siège.
Votre profil :
Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac +2 en gestion administrative ou équivalent.
Vous avez des connaissances dans le domaine social et de l'insertion.
Vous maitrisez les outils bureautiques.
Vous maitrisez également les techniques d'appels d'offres et de procédures administratives.
Vous avez une parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
Vos aptitudes relationnelles, votre ouverture d'esprit et votre grande adaptabilité aux méthodes et aux personnes vous permettent de travailler dans un environnement très diversifié et de véhiculer l'image de l'Association à l'interne et à l'externe.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Colmar - 68
- CDI
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