Adjoint Administratif Direction des Services Economiques H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Un poste d'agent d'adjoint administratif F/H à temps complet sera à pourvoir le 1er mars 2025 au sein de la direction des services économiques.
CDD pouvant conduire à un CDI ou une mise en stage.

Définition et contexte d'exercice :
Gérer le processus comptable de l'émission des commandes ou/et des achats jusqu'au mandatement, traiter les litiges fournisseurs et traiter les demandes et/ou rejets de la Trésorerie hospitalière.
Classer, archiver, pointer et vérifier les documents nécessaires à la saisie des opérations.
Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer les données alphanumériques, comptables, dans le cadre des consignes ou procédures définies.

L'Équipe des services économiques est composée de 5 personnes dont 1 responsable des services économiques.
Le travail se fait en binôme aux services économiques et à la pharmacie afin d'assurer la continuité en cas d'absence.

L'agent est en charge des domaines d'activité suivants : imagerie et laboratoires, transports, consultations libérales, fournitures techniques, pharmacie.

Missions :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Suivre et gérer les processus administratifs
- Gestion administrative relative au domaine d'activité
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Traitement des demandes d'achat des services
- Saisie des bons de commandes et suivi des livraisons
- Liquidations des factures des fournisseurs
- Suivi des litiges avec les fournisseurs
- Classement et archivage des pièces comptables et autres documents du service

Missions ponctuelles communes à tous les gestionnaires des services économiques :
- Ouverture et tri du courrier en l'absence de l'agent affecté à la tâche
- Prise en charge du téléphone des collègues, du service en absence de l'agent affecté à cette tâche
- Participation à des études sur des dépenses ciblées demandées par l'encadrement
- Participation aux opérations de clôture d'exercice
Rattachement hiérarchique : Directrice des services économiques
Rattachement fonctionnel : Directrice des services économiques et Pharmacienne
Relations fonctionnelles principales :
- Fournisseurs de produits, services et de fournitures
Cellule des marchés du GHT du Centre hospitalier de Blois
- Services de l'établissement
- Centre des finances publiques (Trésorerie hospitalière)

Savoir-faire/compétences associées :
Connaissances de la comptabilité publique
Aisance avec les outils informatiques et applicatifs métier
Aisance rédactionnelle et bonne orthographe
Analyse des données, évaluation de leur pertinence et de leur véracité

Qualités requises :
Rigueur et sens de l'organisation
Capacités d'autonomie, capacités à rendre compte de son activité et respect des procédures
Appétence pour le travail en équipe
Devoir de réserve, confidentialité

Conditions de travail :
Horaires de journée, de lundi au vendredi
35 heures hebdomadaires organisées en 37 heures 30 15 RTT
Horaires : 8h30 12h30 / 13h00 16h30

Poste de travail situé aux services économiques.
Déplacement à la pharmacie lors de l'absence de l'agent administratif de la pharmacie.
Travail en présentiel, pas de télétravail

Poste ouvert à la RQTH.