Gestionnaire Administratif - Travaux Maintenance H/F AP-HP

Détail du poste

MétierEmployé - Agent administratif
Intitulé du posteGestionnaire Administratif/ Travaux maintenance F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
Présentation du service
Le groupe hospitalier APHP.NORD - UNIVERSITE DE PARIS comprend 8 établissements.

La direction des Investissements et de la Maintenance est répartie en trois secteurs géographiques :
- Ouest : Bichat/Beaujon/Louis Mourier
- Centre : Lariboisière/Fernand Widal/Bretonneau
- Est : Saint Louis/Robert-Debré

Le poste à pourvoir est sur le périmètre du secteur ouest

La Direction des investissements et de la maintenance a pour mission de conduire la politique patrimoniale du
groupe hospitalier, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique
de l'AP-HP.

Elle rassemble la Direction des travaux, de la maintenance et des équipements du GH dont les services
techniques, les ateliers biomédicaux, la sécurité incendie et le Département Administratif Travaux et
Equipements.

Elle élabore, négocie, planifie, réalise et pilote l'ensemble des dossiers portant sur l'investissement et la
maintenance du parc d'équipement et du patrimoine immobilier.

Elle met en oeuvre la politique institutionnelle de sureté de fonctionnement, de maintenance et de prévention
des risques techniques et sanitaires, notamment vis-à-vis des rayonnements ionisants, légionnelles, amiante,
incendie, etc.

Vos missions
Assurer la gestion administrative et comptable des marchés d'entretien et des opérations de grands travaux du

secteur ouest.

o Saisir les commandes, dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en
s'assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes,

o Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s'assurer de leur réception,
o Assurer le traitement (service fait) et l'envoi des factures, situations de travaux, note d'honoraires au
vérificateur, à l'assistant en économie pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mises en
paiement,

o Gérer le suivi administratif des opérations de grands travaux (suivre les plannings d'exécution-ordres de
service d'interruption, de reprise, de prolongation, rédiger les certificats de fin de mission et fin de travaux,
établir et régler les soldes et décomptes généraux définitifs (DGD), établir les mains levées de caution
bancaire et certificats administratifs pour les retenues de garanties, établir les dossiers de règlements de
comptes définitifs (RDD),

o Etablir et suivre les bilans comptables des opérations de grands travaux,

o Gérer la dématérialisation des factures en collaboration avec le Service facturier,

o Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs,

o Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs,

o Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle,

o Suivre les délais de paiement,

o Rédiger les courriels et courriers divers associés à l'activité du gestionnaire,

o Classer les pièces comptables selon les process de certification des comptes,

o Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres,
service facturier, fournisseurs...),
Missions ponctuelles ou spécifiques :

o Assurer la polyvalence avec les autres gestionnaires du même secteur

o Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Profil recherché
Savoirs-faire requis
o Esprit d'équipe, polyvalence
o Organisation et méthode
o Sens du dialogue et des Relations Humaines
o Rigueur et discrétion professionnelle
o Autonomie et sens de l'initiative
o Goût pour l'informatique et les chiffres
Connaissances associées
o Connaissance des principes de la comptabilité publique
o Connaissances sur les procédures d'achats et les marchés publics
o Maîtrise de NSI GESTION SAP souhaitée
o Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word...)
Personne à contacter :
- Mme Nawal GSAIBA, ACH, Responsable travaux, ****@****.**
- Mme M. Annick CADIO, AAH, Responsable du pôle administratif GH Nord

Horaires de travail7h36 par jour
Vos avantages à l'AP-HP- Remboursement partiel des transports en commun - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Droit congés : 25 Congés annuel + 15 Réduction Temps de Travail
Langues[Français]
Niveau[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpitalSitué à Paris (18ème arrondissement), l'hôpital Bichat comprend l'un des plus importants services d'accueil des Urgences de l'agglomération parisienne et effectue une prise en charge spécialisée et de référence dans la plupart des disciplines médicales et chirurgicales. Son service de gynécologie-obstétrique comprend une néonatalogie de type 2A.
Service d'affectationDirection des investissements et de la maintenance
Référence de l'offreNUP-DIM-BCH-9881