Assistante de Direction H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAdministratif - Autres métiers
Intitulé du posteassistante de direction F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
Rémunérationà définir selon profil
TélétravailNon
Présentation du service
La structure de recherche clinique APHP Centre Université Paris Cité est une structure

mutualisée dédiée à la recherche clinique et à l'innovation dans les soins :
- Unité de Recherche Clinique pour l'aide à la promotion, l'aide méthodologique et

l'accès aux big data
- Centre d'Investigation Clinique pour l'aide à l'investigation et l'aide méthodologique
- Pharmacologie biologique pour la pharmacocinétique et le dosage des médicaments
- Pharmacovigilance pour la prise en charge des effets indésirables

En terme d'activité de l'année 2023, la structure accueille 250 personnes rassemblant

20 professions différentes, au service des investigateurs et des patients :
- 718 essais cliniques en cours
- 12 000 patients inclus dont les 2/3 dans des études à promotion AP-HP
- 9500 patients suivis dont 1900 visites au CIC mère enfant
- Réseau de 541 centres nationaux
- 177 publications

Vos missions

Gestion des agendas
- Gestion de l'agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure
- Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale

Gestion de l'organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, événements, commissions spécialisées
- Finalisation et diffusion du calendrier des réunions,
- Réservation des salles
- Mise en page et reprographie des documents
- Préparation de la salle, installation du matériel informatique

Gestion documentaire
- Conception et rédaction
- Prise de notes, frappe et mise en forme
- Actualisation, reproduction et diffusion
- Archivage
- Saisie de données administratives
- Bilans d'activité, questionnaires de satisfaction

Gestion du courrier postal entrant et sortant

Accueil physique et téléphonique

Profil recherché
Savoir faire
- Communication orale
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Accueillir et renseigner
- Communication écrite
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et /ou rapports
- Gestion
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Savoir être
- Grande rigueur, sens des responsabilités, éthique et déontologie
- Qualité relationnelle et goût pour le travail en équipe
- Autonomie
- Appétence pour le domaine de la recherche clinique et administratif

Connaissances associées
- Outils bureautiques
- Outils digitaux
- Anglais professionnel

Pré requis
Diplôme Bac minimum dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative

Horaires de travailtemps plein
Vos avantages à l'AP-HPPrime d'engagement collectif Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge Remboursement partiel des titres de transports en commun en IDF. Accès à l'offre de formation continue de l'AP-HP Mise à disposition d'un ordinateur portable Possibilité de télétravail Accès à la cantine du personnel Autorisation d'absence pour événements familiaux (enfant malade, mariage, décès...) Possibilité de place en crèche

Description de l'hôpitalL'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Service d'affectationURC Necker
Référence de l'offre2024-13153