Hcl - Instituts de Formationsecrétaire Ifas Clémenceau H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
LE POSTE :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
ETABLISSEMENT :
Institut de formation des aides-soignants Clémenceau
RATTACHEMENT : DRHF
Sous la responsabilité du Directeur en collaboration avec l'équipe pédagogique, le/la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts ainsi qu'à l'accueil et à l'information des élèves.
Lien hiérarchique : directeur de l'IFAS
Liens fonctionnels : cadres de santé formateurs, autres directeurs d'instituts et écoles, Direction des IFCS
MISSIONS o Accueil physique et téléphonique du public, des élèves, intervenants, partenaires internes et externes
o Organisation du Gestion administrative de la sélection
o Rédaction des devis et des conventions de formation
o Suivi des dossiers de prise en charge financière de la formation sous la responsabilité du directeur
o Gestion des dossiers administratifs pour la pré rentrée et rentrée scolaire des instituts à la demande du directeur et du responsable pédagogique : rétro planning, suivi des dossiers, préparation des documents
o Participation à la mise en uvre du dispositif de formation
o Participation à la mise en uvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et
du suivi d'indicateurs
o Saisie des enquêtes
o Participation à l'organisation des instances de la gouvernance et secrétariat de séance
o Participation à la rédaction du bilan d'activités et des documents de présentation des instances (mise en forme de données statistiques pour alimentation de diaporama
o Déclaration des accidents du travail des élèves
o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
o Réception, traitement et suivi du courrier journalier
o Gestion des dossiers des intervenants Responsable de l'archivage des documents
o Saisie et suivi des données des élèves enregistrés sur le logiciel de scolarité
PROFIL RECHERCHÉ :
QUALIFICATIONS Expérience professionnelle en secrétariat
COMPÉTENCES
o Organisation (savoir identifier les priorités) et rigueur,
o Maîtrise des logiciels Word/Excell/PPT/Outlook
o Utilisation du support Berger Levrault et de la plateforme Teams
o Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
o Capacités rédactionnelles
o Discrétion et respect du secret professionnel
o Disponibilité et adaptabilité
o Autonomie et force de propositions
o Anticipation
o Communication adaptée (capacité d'écoute notamment dans la relation avec les apprenants)
o Esprit de collaboration
SAVOIR-ÊTRE o Relationnelles,
o Fiabilité
o Ouverture d'esprit
o Flexibilité
o Sens de l'équipe
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.