Assistant de Direction H/F

Détail du poste

Fiche de Poste : Assistant(e) de Direction / Executive assistant (H/F)

Lieu : Toulouse et périphérie
Rattachement hiérarchique : Président

Descriptif du poste :

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction polyvalent(e) pour accompagner le Président dans la gestion de son agenda et le suivi des activités de l'entreprise. Vous serez directement rattaché(e) au Président et aurez la charge de l'organisation de ses activités professionnelles ainsi que des sociétés immobilières liées à l'entreprise. Ce poste exige une grande capacité de gestion simultanée des dossiers, une réactivité face aux pics d'activité, et une adaptabilité aux périodes plus calmes.

Missions principales :

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Président (prise de RDV, courriers, e-mails, etc.).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les visiteurs et les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers relatifs aux activités de l'entreprise et des sociétés immobilières rattachées.

Gestion des dossiers et suivi administratif
- Réceptionner, trier et présenter uniquement les informations essentielles au Président.
- Assister aux réunions du Comité de Direction, et assurer le suivi des actions.
- Organiser, trier et archiver les documents importants : collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information.
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire de l'entreprise.
- Rendre compte régulièrement de l'avancement des dossiers, des rendez-vous prévus, et des courriers à envoyer.
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus, etc.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, selon les consignes du Président.

Gestion administrative et logistique
- Participer à l'organisation de la logistique des formations et événements internes.
- Réaliser un suivi administratif de l'entreprise.
- Assurer la gestion complète de certains dossiers spécifiques, y compris le suivi des appels d'offres et des procédures associées.
- Suivre les projets et garantir la mise en oeuvre des actions définies avec le Président.

Polyvalence et gestion des périodes de charge variable
- Gérer des périodes d'activité en pic et être capable de prioriser les tâches en fonction des urgences.
- Lors des périodes plus creuses, être proactif-ve et mettre à profit vos compétences pour accompagner les équipes dans des activités annexes, telles que l'aide au recrutement ou l'optimisation des processus internes, en collaboration avec le Pôle RH.

Compétences et Profil recherché :
- Expérience de 10 ans minimum dans un poste similaire, idéalement en environnement dynamique et avec une forte interaction avec la direction.
- Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils de gestion de projets, etc.).
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
- Excellentes qualités relationnelles, autonomie, réactivité et esprit d'initiative.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Une expérience dans la gestion immobilière ou la gestion de sociétés serait un plus.