Assistant de Gestion d'Entreprise H/F Academics

Détail du poste

Comptabilité
- Suivi trésorerie, pointage
- Saisie dans budget
- Facturation clients :
oTableau Etat clients en lien avec le superviseur, suivi des campagnes
oEn relation avec les clients pour le suivi Chorus (bons de commande)
oEdition des factures et dépôt Chorus
oRelance défaut de paiement
oPointage des paiements et contrôles (facturier)
oSuivi et Pointage factures client SDM 15, avec pôle événementiel
- Facturation fournisseur :
oSuivi des devis et des factures reçues
oRIB fournisseur à mettre à jour
oVirements EdiWeb
- Saisies comptables : achats, lettrage (logiciel IsaCompta), vérification, correction des écritures comptables
- Réponse aux demandes client (édition Grand livre client, vérifications et envoi de factures acquittées)
- Paiement Taxe d'apprentissage
- Tenue de caisse

RH
- Suivi des absences (congés, récupération, arrêts maladie) ; en relation avec le cabinet CHD pour l'édition des bulletins de salaire, avec validation de la Déléguée Générale
- Virement des payes sur WebEdi
- Commande ANCV / City Chèques / Tickets restaurant
- Gestion des embauches : dossier administratif à constituer avec pièces justificatives pour envoi au cabinet CHD, jusqu'au solde de tout compte
- Suivi administratif des stagiaires
- Suivi administratif des Alternants (Ecole / OPCO / Guichet ASP)
- Mise à jour du Registre des salariés
- Suivi Mutuelle (adhésion / modification / radiation) et suivi paiement
- Suivi APICIL (adhésion / modification / radiation) et suivi paiement
- Suivi Médecine du travail (mise à jour liste des salariés / convocations RDV)

Analyses de données
- Tableau de bord mensuel
oRegroupement des informations individuelles, contrôles et mise à jour du tableau ; gestion des données GEFI et mise à jour tableau de suivi CA individuel
- Suivi CA ACADEMICS
oMise à jour dans Budget
oRépartitions mensuelles
oEvolution annuelle
oEvolution MAD mensuel / annuel
oTableaux récapitulatifs depuis 2016
oAnalyse CA et panier moyen par client et type de campagne
oTableau appels entrants individuel, analyse graphique
- AG ACADEMICS
oSuivi du chiffre d'affaires ACADEMICS
oPréparation des présentations PowerPoint

Appels d'offre
- Veille quotidienne sur la plateforme marches-publics.gouv.fr
- Téléchargement, enregistrement et impression des AO
- Préparation et rédaction des AO, sous la validation de la Déléguée Générale
- Constitution du dossier des pièces justificatives annexes
- Dépôt de la réponse sur la plateforme

Appui du Superviseur
- En cas d'absence du superviseur :
oStatistiques quotidiennes des résultats + contrôle COHERIS
oExtraction Coheris, mise en forme et mise à jour TCD pour envoi des résultats aux clients
- En lien avec le superviseur :
oPréparation de fichiers pour import dans COHERIS
oCréation d'enquêtes (Sphinx, Google Forms)
oCréation de mails et mailings
oExtraction de données + fiabilisation
oRéalisation d'analyses spécifiques (tris à plat, tris croisés dynamiques)

Les activités secondaires et/ou occasionnelles :
Tutorat Alternant :
- Accueil, suivi, accompagnement, aide et contrôle du travail réalisé

Dossiers administratifs ponctuels :
- Suivi Banque (contrats)
- Assurance
- Enquête entreprise INSEE, BMO...
- CRC
- Tableau d'affichage
- Envoi en nombre (La Poste)
Campagne client CCI
- Appels entrants numéro vert Energie CCI France (début 2023)
- Classement et analyses fines marketing pour Présences CCI Grenoble (en 2021, 2023, 2024)

Autre
- Aide sur logiciels (publipostage étiquettes, badges, liste d'émargement...)
- Commande fournitures
- Classement et archivage annuel
- Sauvegarde mensuelle disque dur externe
- Remontée des problèmes techniques à la DSI

Connaissances et expérience
Connaissances en comptabilité et RH
Connaissances statistiques, d'analyse de données avec une excellente maîtrise de Excel
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Outils Google, logiciels Compta et RH, Chorus, EdiWeb CANVA...)
Rigueur, organisation, polyvalence, autonomie, discrétion
Travail d'équipe, bon relationnel
Excellente maîtrise de la langue française pour la rédaction de nombreux documents

Diplômes requis : BTS Comptabilité, BTS Gestion des PME PMI, BUT Gestion PME PMI