Secrétariat de Pôle H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Valenciennes est une structure de santé comptant près de 5000 salariés.

Avec près de 2000 lits, le CHV est le 1er Centre hospitalier général de France et le 3ème hôpital de la région Hauts de France, après le CHRU de Lille et le CHU d'Amiens ; il est l'un des 30 plus importants hôpitaux de France.

Il couvre un bassin de santé de 800 000 habitants et regroupe l'ensemble des spécialités médicales, à l'exception de la chirurgie cardiaque, de la radiothérapie et de la greffe.
LE POSTE :
Le Centre Hospitalier de Valenciennes recrute un(e) Secrétaire de Pôle rattaché au Pôle de Gériatrie.
ATTRIBUTION DOMINANTE DU POSTE :
Secrétariat en binôme avec une secrétaire à mi-temps
o Tâches de secrétariat
Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques
Traitement et gestion des mails
Courriers rédactions diverses, mise en forme (Pack Office), traitement, diffusion
Réservations salles de réunion, matériel informatique, véhicules
Participation au trinôme de Pôle
Gestion des agendas de l'encadrement
Gestion intranet du Pôle (autorisation accès, calendrier, protocole polaire...)
Centralisation documentaire du Pôle (Plan blanc, suivi PC...)
Présentation PPT
Organisation des réunions (invitation, installation salle/matériels, CR...)
Organisation des Bureaux de Pôle et Conseils de Pôle
Notes d'information
Ordre de mission
Mise à jour annuaire téléphonique
Archivage bureautique, classement
o Autres tâches :
Support administratif : inspections ARS, évaluations internes / externes, plaintes, mise à jour plan blanc / plan bleu...
Suivi des Appels à Projets (Conventions, Suivi du projet...)
Commande Ebuy (reprographie, lyreco, ordonnance, tampon...)
Commande des repas et tableau de suivi
Gestion des commandes Iphone / Abonnement (relation Orange)
Accompagnement et encadrement des stagiaires administratifs
Veille documentaire (publication d'appels à projets...)
Formation Continue
o Elaboration du Plan Prévisionnel de Formation
o Information (diffusion par mail auprès des Cadres et des Médecins du Pôle)
o Inscriptions et suivi des formations :
Institutionnelles / extra-hospitalières / intra-hospitalières / polaires
o Suivi budgétaire
Mise à jour du budget formation,
Programmation de formations complémentaires
Règlement des factures (prestataires / frais de remboursement à l'agent)
o Clôture en lien avec la DRH
Respect du calendrier de Clôture du CHV
Vérification des paiements / états de frais de déplacement
Mise à jour des dossiers dans GESFORM
o Statistiques
Historique formation agent
Historique de service
Bilan formation rapport d'activité (Médecins coordonnateurs, IDE qualité)
Communication
Gestion intranet du CHV
Mise à jour de documents de communication (affiche, plaquettes, Diaporama...)
Relation avec la communication du CHV
Travailler sur la mise en valeur de nos structures (site internet, documentation, communication événementielle, attractivité, journée portes ouvertes...)
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES REQUISES
Parfaite connaissance des outils bureautiques et des techniques de secrétariat,
Excellente expression orale et écrite,
Sens de l'organisation et de l'accueil,
Connaissance des méthodes de classement et d'archivage,
SAVOIR ETRE / SAVOIR FAIRE
Discrétion,
Aisance relationnelle,
Excellente présentation,
Autonomie,
Esprit de synthèse,
Rigueur,
Réactivité,
Disponibilité,
Force de propositions,
Aptitude au travail en équipe
Pôle : Gériatrie
Service : Secrétariat de Pôle
Situation géographique : Résidence Val d'Escaut Place de la Concorde VALENCIENNES
Type de contrat
CDD évolutif
Grade / Fonction : Adjoint administratif / Assistante Administrative du Pôle Gériatrie
Quotité de temps de travail : Temps plein
Rythme de travail :
37h30 hebdomadaires avec horaires variables
du lundi au vendredi - repos fixe samedi et dimanche
Nos avantages
Développement des compétences continu (formations, mobilité interne...)
Évolution de carrières et de rémunération
Crèche/ SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie...
À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.