Assistante Administrative Relations Internationales H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction Générale

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant Administratif

GRADE : Adjoint des cadres (catégorie B)

SECTEUR DAFFECTATION : Administration Générale Direction de la Stratégie et des Coopérations

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : La Directrice de cabinet du Directeur Général (Relations Internationales) et le Directeur en charge des Coopérations

HORAIRES DE TRAVAILASSOCIES AU POSTE :

CRENEAUXHORAIRES : Temps plein 9h 18h ou 8h 17h

MISSION PRINCIPALE

Lassistant(e) apportera son soutien administratif à léquipe et en particulier à deux cadres de la direction : la Chargée de mission aux Coopérations et la Chargée de mission aux Relations Internationales dans la prise en charge des dossiers et la mise en uvre des programmes dactions.

TâcheS PRINCIPALES

Assister léquipe dans les différentes activités liées à leur mission d ingénierie de projets et de coopération (locales ou internationales), notamment dans les activités suivantes :
- Accueil téléphonique et physique;
- Rédaction de courriers ;
- Suivi des dossiers avec respect des échéances (traitement des emails, courriers de réponse, rédaction de notes et documents) ;
- Organisation dinstances et réunions régulières ainsi que rédactions de compte-rendu,
- Suivi des conventions de partenariat (tenue des outils de suivi) ;
- Mise en place et tenue de tableaux de bord ;
- Gestion de lannuaire des contacts ;
- Contribution à la rédaction de rapports ;
- Suivi comptable des subventions versées au CHU de Lille en lien avec la Direction des Affaires Financières ;
- Organisation logistique et administrative du recrutement de professionnels étrangers, ainsi que pour laccueil de délégations étrangères ou de stagiaires et des missions de professionnels du CHU de Lille se rendant à létranger ;

Ces missions sont susceptibles dajustements, en fonction déventuelles évolutions organisationnelles et réglementaires.

Profil recherché :

SAVOIRS :

Connaissances Générales : Organisation et fonctionnement dun établissement public de santé, connaissances en suivi comptable,

Connaissances approfondies : Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et outils de visioconférences.

SAVOIR-FAIRE
- Excellente maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire) et capacités rédactionnelles
- Capacités de rigueur et dorganisation
- Réactivité, adaptabilité
- Capacité dinitiative
- Maîtrise de langlais souhaitée

SAVOIR-ÊTRE
- Capacité à travailler en équipe (notamment interactions avec les autres assistantes de la direction/ suppléanceéventuelle)
- Autonomie dans les tâches qui lui sont confiées
- Force de proposition
- Discrétion

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
- Membres de léquipe de Direction du CHU de Lille
- Chefs de Pôle et Responsables de service du CHU de Lille
- Directions des établissements de santé et autres acteurs
- Ambassades / Consulats
- Service Relations Internationales de la Faculté de Médecine de Lille
- Mairie, DGOS, DGEF
- Partenaires internationaux
- Prestataires extérieurs (agence de voyage, société visa, etc.)

FORMATION INITIALE REQUISE

Niveau de diplôme obtenu : Bac +2 Administration / Gestion