Agent d'Admission H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif FICHE DE POSTE AGENT ADMINISTRATIF- MRI
Résidence Hector Malot
Présentation de l'établissement
La maison de retraite intercommunale de Fontenay sous Bois, Montreuil, Saint Mandé, et Vincennes est un EHPAD de 486 lits. Il est installé sur quatre résidences : la résidence Hector Malot (228 lits) à Fontenay-sous-Bois, la résidence de la Dame Blanche (100 lits) à Fontenay-sous-Bois, la résidence des Murs à Pêches (90 lits) à Montreuil et la résidence de la Seigneurie (68 lits) à Saint-Mandé.

Identification du poste
Fonction : gestionnaire administrative
Grade : adjoint administratif
Relations professionnelles :
- Supérieur hiérarchique : Directrice adjointe et Responsable Administratif
- Relations fonctionnelles :
3 autres gestionnaires administratif,
le médecin coordonnateur et les cadres de santé pour la gestion (s'agissant de la partie administrative) des admissions des résidents,
le cadre hôtelier et les services économiques pour le suivi des commandes de matériels et de fournitures propres au fonctionnement de la résidence HECTOR MALOT, leur réception et le mandatement
Les agents gestionnaires des ressources humaines en ce qui concerne le suivi des dossiers des agents et des recrutements.
- Encadrement : Responsable Administratif
Présentation du service
- 1 directrice adjointe
- 1 responsable
- 1 assistante sociale
- 1 agent du service économat
- 4 postes d'adjoints administratifs
Horaires de travail : 8 heures 06 de présence entre 8h30 et 17h36

MISSIONS DU POSTE
Mission générale
1) organiser la gestion administrative des entrées et des sorties des résidents,
2) être l'interlocuteur des écoles pour le suivi des stagiaires de la Maison de Retraite Intercommunale
3) assurer le secrétariat de la directrice adjointe responsable du site.
Missions permanentes
Gestion des admissions
- Accueil et information des usagers (résidents et familles) sur les démarches relatives aux modalités d'admission,
- Suivi et mise à jour de la liste d'attente,
- Organisation et accompagnement des familles et du résident lors des visites de pré admission,
- Élaboration des dossiers administratifs des résidents,
- Création du dossier informatique dans les différents logiciels : Médiane TITAN AMELI GT-HOSP (Téléphone),
- Diffusion des informations relatives à une admission (accueil, diététicien, animation, cuisine, pharmacie, lingerie).
Tenue des dossiers des résidents
- Suivi des mouvements des résidents (hospitalisation, sorties, vacances),
- Suivi des demandes et renouvellement des aides financières (AS, APA, APL),
- Envoi des demandes CAF,
- Gestion du téléphone des résidents,
- Gestion des courriers destinés aux résidents,
en relation avec le Secrétariat Médical :
- Suivi des prises en charge des mutuelles des résidents,
Gestion de l'économat
production et transmission au Trésor Public des documents justificatifs des dépenses
gestion des commandes spécifiques avec la Société FIDUCIAL et le service économat de la MRI.
Gestion de la Régie de l'EHPAD
assurer la Régie de recettes « Cafétéria/Téléphone/Divers »,
Secrétariat de la direction de site
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Réalisation des visites d'établissement avec les familles souhaitant déposer un dossier d'admission (en cas d'absence de l'agent d'accueil),
- Diffusion des notes de service/ notes d'information,
- Réception et traitement du courrier,
- Mise à jour des répertoires téléphoniques en relation avec l'agent d'accueil.

Missions ponctuelles :
- Remplacement des agents administratifs (en cas d'absence) :
pour les 4 sites : Hector Malot Dame Blanche - Les Murs à Pêches La Seigneurie

COMPETENCES REQUISES
Qualifications requises ou à acquérir lors de la prise de fonction
maîtrise du secrétariat (gestion des appels, courrier, etc.),
maîtrise des outils informatiques bureautiques et de gestion,
connaissances administratives du fonctionnement des EHPAD publics (économat, ressources humaines, admissions, etc.).
Qualités professionnelles
sens de l'organisation/ rigueur,
aptitude à identifier les priorités,
aptitude à expliquer oralement les modalités concernant l'admission de manière simple et pédagogique au public,
précision, capacité d'auto contrôle.
Savoir être
respect du secret professionnel,
empathie,
sens de l'écoute,
disponibilité.