Secretaire Medical en Medecine Nucleaire H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Un secrétariat aux activités mutualisées composé de 9 professionnelles polyvalentes sur des activités d'accueil et de programmation des rendez-vous ainsi qu'une activité de TEPSCAN
MISSIONS PRINCIPALES DEVOLUES AUX SECRETAIRES MEDICALES AFFECTEES EN MEDECINE NUCLEAIRE
- Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l'unité (scintigraphie conventionnelle, TEPSCAN, activités thérapeutiques)
- Accueil téléphonique
- Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques en scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN
- Gestion des consultations médicales
- Gestion et saisie des comptes rendus des patients externes et hospitalisés
- Gestion et saisie des comptes rendus de consultations médicales
- Participation à la gestion des agendas médicaux
- Travail lié à l'activité du Responsable du Service.
ACTIVITÉSPRINCIPALES EN LIEN AVEC LES MISSIONS PRINCIPALES
création du dossier patient dans Xplore
* renseignements, informations auprès des patients
* Orientation et accompagnement des patients en salle d'attente ou en box de préparation
- Gestion des vacations libérales (création des séjours, admissions sur DxCare)
Accueil et réponse téléphonique
* Réception des appels téléphoniques et transfert vers les personnes ressources
* Informations auprès des patients et prescripteurs
* Transmissions auprès de l'équipe pluridisciplinaire
Gestion des rendez-vous des examens diagnostiques (scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN) et à visée thérapeutiques (DxPlanning)
* Prise de rendez-vous physique et téléphonique
* Réception et gestion des demandes écrites en TEPSCAN et répartition en fonction des indications des vacataires
* Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning
* Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d'informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.
* Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés
* Archivage des demandes d'examens
* Communication et échanges avec les équipes médicales et avec les radiopharmaciens dans le cadre des commandes nécessaires de produits radioactifs.
* Communication et échanges avec les partenaires co-utilisateurs des équipements TEPSCAN
Gestion des courriers
* Ramassage et envoi
Gestion des consultations médicales
* Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé
* Convocation des patients externes
* Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation
* Envoi des comptes rendus
Implication dans la culture de vigilance
* Signalement des non conformités et transmission aux responsables
Implication dans la démarche qualité
* Participation au travail engagé dans l'unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires
Contact : Madame Valérie BOURGEOIS, Coordinatrice des secrétariats Médicaux, Pôle Imagerie Médicale -

Profil recherché :

Connaissances
- Très bon niveau d'orthographe exigé
- Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical
Compétences techniques
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DxCare, DxPlanning, Spark, Xplore...)
- Maîtriser l'orthographe
- Rapidité d'exécution
- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétences
Compétences organisationnelles
- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service, de l'unité, de l'établissement
- Savoir identifier analyser et gérer les priorités
- Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat
Compétences relationnelles
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Capacité d'adaptation
- Dynamisme