Télésecrétaire

Travaillant à distance, le télésecrétaire (code ROME M1607) exécute les tâches d’un secrétaire, mais offre des prestations complémentaires. Parfois installé à son compte, il peut également être salarié d'une entreprise. Le télésecrétaire assure l’administratif des structures qui la sollicitent. Ses activités comprennent la saisie et le classement de documents professionnels, la retranscription de comptes-rendus, l’assistance commerciale (permanence téléphonique, prospection, fidélisation). Il y a également la rédaction de courriers administratifs et la retranscription par écrit de fichiers audio. Il peut travailler à son compte ou en intérim, surtout dans le domaine commercial. Pour les postes qui ne peuvent être assurés à domicile, la possession d'une voiture et donc du permis B sont indispensables, car les missions sont souvent loin des centres-villes. Le télésecrétaire peut aussi s'appeler secrétaire à distance ou secrétaire à domicile.

Pour exercer comme télésecrétaire, il faut d’abord posséder les diplômes requis d’un secrétaire : BEP, CAP ou BTS. Outre ces diplômes, il est important de suivre des cours de télésecrétaire. Ils sont donnés par les Groupements d’établissements publics locaux d’enseignement (Greta) et l’Association nationale pour le développement du télétravail (ANDT).

Des formations sont aussi dispensées par l’Association nationale pour le développement du télétravail (ANDT). Un télésecrétaire freelance n’a pas besoin d’un diplôme pour travailler. Mais la possession d’un diplôme et une formation adéquate peuvent faire la différence.

Si aucune formation n'est obligatoire, un télésecrétaire junior peut rassurer ses futurs employeurs grâce à diverses formations courtes : le bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), un bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou un bac pro métiers de l'accueil.
Il peut aussi choisir de ne travailler que dans le domaine médical en passant par les diplômes de secrétaire assistant médico-social, de niveau bac, qui peut aussi être préparé en alternance.

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Le télésecrétaire doit :

• Prendre des notes ou rédiger des rapports à partir de notes écrites ou audio
• Prendre tous les besoins administratifs à sa charge, en particulier le classement et l'archivage de documents
• Répondre à des appels téléphoniques pour une ou plusieurs entreprises pour fixer des rendez-vous ou noter des commandes
• Prendre en charge des appels entrants et sortants
• Proposer et vendre des produits par téléphone
• Noter des rendez-vous médicaux
• Gérer des plannings
• Rédiger des rapports administratifs
• Rédiger des devis
• Réaliser la mise à jour d'agendas
• Éventuellement, rédiger des courriers commerciaux ou servir d'écrivain public

• Le métier de télésecrétaire peut permettre de travailler à domicile et d'organiser son temps personnel. Travaillant en toute autonomie, elle passe des contrats de service et peut être autoentrepreneur ou créer une entreprise individuelle.
• Les besoins sont nombreux et parfois urgents, ce qui permet de trouver facilement un emploi, surtout dans la gestion des appels entrants.

• Le télésecrétaire est peu considéré sa rémunération reste assez basse. Il doit donc souvent travailler tard le soir ou les week-ends pour obtenir un revenu acceptable.

Pour pratiquer le télésecrétariat, il faut avoir une bonne capacité d’organisation. Les projets sont parfois nombreux et les clients diversifiés. Gérer efficacement son temps permet de respecter les délais indiqués.

Savoir s’adapter aux besoins de la clientèle est aussi primordial. En effet, certaines entreprises utilisent des logiciels peu connus. D’où la nécessité de s’investir dans une formation adaptée.

Le télésecrétaire doit se montrer patient, faire preuve de qualités d’écoute et avoir le sens du service. Il lui faut aussi cultiver la discrétion et la fiabilité sur les renseignements donnés. Aux qualités mentionnées s’ajoutent des compétences professionnelles techniques : maîtrise de nouvelles technologies, connaissances d’outils bureautiques, ainsi que la maîtrise d'une langue étrangère.

En début de carrière, un(e) Télésecrétaire peut prétendre à un salaire brut annuel compris entre 21 621 et 23 800 euros, ce qui équivaut à un salaire mensuel net entre 1 433 et 1 578 euros. Pour un profil plus confirmé, ce salaire peut atteindre 24 800 à 31 200 euros bruts par an, c'est à dire 1 644 à 2 069 euros nets par mois, ou plus, selon les circonstances.

Le télésecrétaire travaille à son domicile ou dans les locaux d'une entreprise, souvent une PME. Elle peut être employée en intérim, en CDD, CDI ou être indépendant. Indépendant, ce professionnel organise ses propres horaires, alors que les entreprises fixent des horaires précis, généralement sous le régime de 35 heures, du lundi au vendredi. Pour les télésecrétaires médicaux, ils peuvent aussi dépasser ces horaires pour s'adapter à la clientèle. Dans le cas de postes fixes dans une entreprise, il va prendre sa voiture de bon matin, pour se rendre parfois assez loin de son domicile. Son supérieur hiérarchique est le client ou le manager commercial de l'entreprise. Il peut aussi s'agir d'un médecin ou d'un ensemble de médecins ou professions médicales. Le télésecrétaire a en général de nombreux contacts humains dans la journée de travail, même si la majorité s'adresse à lui par téléphone ou par chat. Sur les plateaux des entreprises spécialisées dans la réception d'appels, il peut être intégré dans une équipe et travailler en acceptant des horaires très stricts, y compris pour les pauses, et s'engager à un nombre de réceptions d'appels ou de rendez-vous traités.

En entreprise (centres d’appels), le télésecrétaire peut devenir superviseur ou régulateur. Il peut aussi devenir secrétaire médical dans un cabinet ou une maison de santé, ou intégrer un poste de secrétaire commerciale ou secrétaire commerciale export dans une PME.

Un nombre élevé de télésecrétaires offrent leurs services aux entreprises, aux professions libérales, médicales ou paramédicales. Les associations et beaucoup d’autres structures administratives constituent de potentiels employeurs. Un grand nombre de télésecrétaires est cependant recruté en intérim, pour différents secteurs qui gèrent un nombre important d'appels de clients ou de prospects.