Qu’est-ce que la technique Pomodoro et comment l’utiliser pour optimiser ma productivité au travail ?

Vous avez du mal à gérer votre temps au travail, à planifier vos tâches, à respecter des échéances serrées. Vous êtes parfois distrait et avez des difficultés à vous concentrer sur vos missions principales, tant vous recevez de mails et de demandes de vos collègues.

Chaque semaine, vous êtes contraint de participer à de nombreuses réunions d’équipe, et vous ne parvenez plus à avancer sur vos dossiers urgents. Vous n’arrivez pas non plus à cocher toutes les lignes de votre « to do list » en une semaine de 35 heures. Les tâches à accomplir s’accumulent et vous oubliez les plus importantes… Bref, vous aimeriez gagner en efficacité et en productivité.

Ça tombe bien, car une méthode simple, innovante et astucieuse a fait ses preuves. Il s’agit de la méthode Pomodoro. La connaissez-vous ? Depuis sa création, dans les années 80, elle a révolutionné le quotidien professionnel de nombreux salariés et entrepreneurs.

Son principe ? Se concentrer sur une tâche unique en un temps réduit, avant de faire une pause et d’entamer la tâche suivante. Son objectif ? Limiter la procrastination et rester concentré dans son travail, sans être perturbé par les sollicitations extérieures ou l’environnement. Mais d’où tire-t-elle son nom ? En quoi consiste-t-elle précisément ? Comment l’appliquer ? On fait le point.

C'est quoi la technique Pomodoro ?

La technique Podomoro est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo, à la fin des années 80. Ce dernier l’a mise au point à partir d’un minuteur de cuisine en forme de tomate, ce qui lui a donné son nom « Pomodoro » qui signifie donc « tomate » en Italien.

Cette technique, qui a déjà été expérimentée par plus de 2 millions de personnes, d’après son inventeur, repose sur le découpage du temps de travail, en périodes appelées « pomodori » ou « pomodoros » selon les interprétations. Celles-ci durent vingt-cinq minutes et sont espacées de courtes pauses.

Concrètement, la méthode consiste à se concentrer pendant vingt-cinq minutes sur une tâche, puis de faire une pause de cinq minutes, avant de se lancer dans une autre séquence de travail de vingt-cinq minutes à nouveau. Au bout de quatre, il est recommandé de prendre une pause plus longue, de vingt ou trente minutes.

Une approche du travail rythmée, pour gagner en productivité

La technique Pomodoro, qui repose sur une approche séquencée du travail, favorise la productivité. En restant attentif sur une seule tâche dans un temps limité, le travailleur maintient une concentration optimale, sans s’épuiser pour autant.

En effet, une fois découpées en plusieurs blocs, les tâches à accomplir paraissent moins conséquentes. C’est un peu comme la métaphore de la montagne, qui semble moins difficile à gravir lorsque l’itinéraire est divisé en étapes.

Des pauses régulières, gage de productivité

Il a été démontré que la capacité de concentration moyenne du cerveau ne dépassait pas les 90 minutes. Au-delà, l’individu se fatigue et ses pensées se dispersent, et c’est durant les 25 premières minutes que sa concentration est à son plus haut niveau.

L’outil de gestion du temps Pomodoro s’inspire de ces conclusions. En effet, la méthode part du principe que la prise de pauses régulières facilite l’agilité intellectuelle. Elle suit également, les recommandations de nombreux experts du bien-être au travail, qui préconisent les pauses.

Comment la mettre en application ?

Pour la mettre en application, il vous suffit d’un minuteur, d’un chronomètre ou simplement d’un smartphone qui dispose de cette fonctionnalité.

Voici les cinq étapes à suivre :

• 1. Définissez la tâche à effectuer
• 2. Isolez-vous et éloignez toute source de distraction
• 3. Régler le minuteur ou le chronomètre pour 25 minutes
• 4. Mettez-vous au travail, en étant pleinement concentré sur une tâche unique, jusqu’à ce que le minuteur sonne
• 5. Faîtes une pause assez courte de 5 minutes (voire 10 si votre tâche est particulièrement épuisante mentalement).
• 6. Réitérez l’opération trois fois
• 7. Après quatre pomodori, prenez une pause plus longue, de 20 minutes environ

Le mode d'emploi

En résumé, en arrivant au travail, vous définissez la tâche prioritaire à accomplir. Puis, vous lancez le compte à rebours de vingt-cinq minutes sur l’outil choisi, et vous vous attelez à votre tâche. Dès que la sonnerie qui alerte la fin du premier pomodori retentit, vous stoppez votre tâche pendant cinq minutes. Vous pouvez prendre un café, un thé, faire quelques pas, mettre un pied dehors, tout ce qui vous passe par la tête… Bref une action rapide, qui vous vide l’esprit. Une fois les 5 minutes écoulées, vous vous remettez au travail, et ainsi de suite, jusqu’à deux heures de temps. À ce moment-là, vous pouvez prendre une pause plus longue d’une vingtaine de minutes, avant de recommencer.

Adaptez la technique Pomodoro à votre façon de travailler

Si la technique Pomodoro inventée par Francesco Cirillo vous semble intéressante, mais que sa méthode n’est pas totalement transposable à vos habitudes professionnelles, vous pouvez l’adapter à votre rythme. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

• Augmenter ou diminuer la durée des pomodori. Certes, la règle de la méthode Pomodoro préconise de travailler 25 minutes et d’effectuer des pauses de 5 minutes entre chaque session de travail, mais vous pouvez sans problème adapter cette durée à votre façon de travailler.
• Mixer la technique Pomodoro avec d’autres stratégies de gestion de projets ou d’outils qui permettent de gagner en productivité.

Vous pouvez, par exemple, utiliser en parallèle la règle des 2 minutes, conceptualisée par l’auteur David Allen, qui consiste à effectuer une tâche tout de suite si celle-ci vous prend moins de 2 minutes, pour alléger votre charge mentale.

Il est également possible de combiner la technique Pomodoro avec la méthode « eat that frog », que l’on peut traduire par « avaler le crapaud ». Celle-ci se résume à identifier votre tâche la plus difficile de la journée et à la réaliser avant les autres.

Autre option intéressante : celle d’avoir recours à la méthode des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes, et temporellement), en plus de votre utilisation de la technique Pomodoro, afin de prioriser au mieux vos échéances. Voici une liste de méthodes, mais il en existe plein d’autres.

• Cibler des moments précis. Vous n’êtes pas obligé d’appliquer la technique Pomodoro tout au long de la journée. Vous pouvez choisir de l’utiliser uniquement pour les actions qui nécessitent une concentration et une productivité accrue. A l’inverse, la technique Pomodoro peut aussi être intéressante à mettre en œuvre, lorsque votre concentration est en berne et que vous êtes un peu fatigué, comme en début d’après-midi, en pleine digestion.

Quels sont les bénéfices et avantages de la méthode Pomodoro ?

• Amélioration de votre concentration : Comme expliqué plus tôt, cette technique favorise une concentration optimale.
• Réduction de votre fatigue mentale : En vous concentrant sur un temps réduit, vous limitez votre fatigue.
• Gestion des distractions :  Avec cette technique, vous ne vous laisserez plus avoir par les mails, Teams, Slack et autres messages professionnels, que vous pourrez traiter à la fin d’un pomodori. Quant aux sollicitations de votre équipe, il vous suffira de leur répondre que la réponse sera apportée à la fin du pomodori, de la même manière.
• Diminution des douleurs : En effectuant des pauses, vous diminuez les douleurs dorsales causées par une position prolongée dans une mauvaise posture.
• Sa flexibilité : Cette méthode peut s’approprier à de nombreux fonctionnements professionnels.
• Améliorer la planification de votre travail : En répartissant vos actions à faire par séquences, vous aurez plus de visibilité sur la programmation de votre journée, semaine ou mois.
• Conserver votre motivation: En restant focus sur une période courte, il vous sera plus facile de maintenir votre motivation à flot.
• Suivre l’évolution de vos objectifs : Un, deux, trois pomodori de cochés… Ce séquençage permet de mieux évaluer la progression de votre travail.

Quelles sont les limites de la technique Pomodoro ?

Si la technique Pomodoro a démontré son efficacité au niveau de la productivité et du maintien de la concentration, elle présente aussi des limites et des inconvénients. Dans certaines situations, son utilisation est pertinente et dans d’autres elle l’est un peu moins. Voici lesquelles :

• Si votre rythme est aléatoire et que votre travail est souvent sujet aux imprévus, vous pouvez avoir des difficultés à suivre les cycles des pomodori.
• Si vous êtes de nature stressé et que vous avez constamment le regard posé sur votre montre, par peur de prendre du retard, vous n’êtes pas l’utilisateur idéal du fonctionnement Pomodoro.
• La technique Pomodoro n’est pas forcément adaptée à des projets qui durent plusieurs mois et qui se façonnent au long cours.

Même si elle comporte des limites, la technique Pomodoro fait partie des outils efficaces pour gérer son temps et sa concentration. Elle demande très peu de matériel – juste un minuteur ou un timer qui fonctionne – et peut être facilement intégrée à votre routine professionnelle (voire personnelle), et ce peu importe votre profession. Facile à appliquer, elle peut aussi s’adapter à de nombreux agendas.

Pour en savoir plus sur la technique Pomodoro

Si vous souhaitez en connaître davantage sur cette fameuse technique de la tomate, le mieux est de consulter le livre de Francesco Cirillo, intitulé La technique Pomodoro, 25 minutes pour booster sa productivité au travail, publié en 2009.