Les réunions vous stressent et vous épuisent ? Une étude révèle pourquoi

Si la suppression pure et simple d’une majorité des réunions est préconisée par les auteurs de l’étude, une entreprise française a déjà sauté le pas. Certains patrons de la tech aux Etats-Unis ont également décidé d’innover avec de nouveaux rythmes de réunions moins intrusifs.

La crise sanitaire a augmenté le nombre de réunion

Publiée dans le « MIT Sloan Management Review » en janvier dernier, l’étude The surprising Impact of Meeting-Free Days (L’impact surprenant des jours sans réunion) jette un pavé dans la mare concernant les méfaits des réunions en entreprise : non seulement elles sont mauvaises pour notre santé mentale, mais elles nuisent à notre productivité.

Les réunions ont pourtant eu tendance à augmenter depuis la crise sanitaire. Une très mauvaise idée selon les auteurs de l’étude, qui précisent que « même avant la pandémie, 71 % des cadres pensaient que les réunions étaient coûteuses et improductives. »

« Depuis que de nombreuses entreprises ont adopté des modèles de travail à distance et hybrides, la fréquence et la durée des réunions n'ont cessé d'augmenter pour compenser la perte des interactions en personne. Les travailleurs du savoir d'aujourd'hui passent généralement plus de 85 % de leur temps en réunion, ce qui, selon les études, a un impact négatif sur le bien-être psychologique, physique et mental des personnes. »

Moins de réunions égale plus de productivité

Les chercheurs ont mené une vaste expérience au sein de 76 entreprises de plus de 1 000 salariés à travers une cinquantaine de pays différents entre 2019 et 2021. Ces entreprises ont accepté d’interdire les réunions au moins un jour par semaine !

« Près de la moitié (47%) des entreprises étudiées ont réduit les réunions de 40% en introduisant deux jours sans réunion par semaine. Les autres entreprises ont tenté quelque chose d'encore plus ambitieux : 35 % ont instauré trois jours sans réunion, et 11 % en ont instauré quatre. Les 7% restants ont entièrement supprimé les réunions. »

Après avoir comparé les niveaux de stress avant et après des employés et l’impact sur la productivité, la collaboration et l’engagement, les chercheurs ont constaté des résultats sans appel : une amélioration très nette de l’autonomie, de la communication, de la coopération et de la satisfaction des employés. Cela a également entraîné une diminution de la micro-gestion, du stress et une augmentation de la productivité !

Une majorité des réunions devraient ainsi être supprimées concluent les auteurs de l’étude, qui estiment qu’elles distraient les salariés lors de leurs heures les plus productives. Ils n’appellent pas pour autant les entreprises à supprimer l’intégralité des réunions mais à se concentrer sur celles qui sont vraiment nécessaires et à les rendre plus inclusives, que chaque participant ait droit à la parole afin de les rendre plus stimulantes pour tous.

Plusieurs entreprises ont déjà mis fin aux réunions

Comme nous le rappelle Les Echos Start, les réunions ont également un coût important pour les entreprises, qui peut dépasser le million d'euros pour une société de 200 personnes selon une étude de l'Ifop publiée en 2018. Chiffre encore plus impressionnant : selon Atlassian, les réunions inutiles couteraient chaque année 37 milliards de dollars en salaires aux entreprises américaines… De quoi faire réfléchir au bien-fondé de chaque réunion !

Une entreprise française a ainsi décidé de sauter le pas en 2017. Sur son blog, l’assureur Alan explique avoir supprimé définitivement les réunions : « Nos réunions étaient pensées pour être courtes, bien organisées et produire des décisions. Mais très souvent, on dérapait — les discussions sont très difficiles à maîtriser ! On était souvent déçus des résultats, on avait du mal à se rappeler ce qui s’était dit, c’était compliqué avec les personnes absentes, et celles à distance. »

Leur solution ? Faire appel à l’intelligence collective par écrit via un outil informatique proche d’un forum en ligne. Le bilan semble positif pour l’entreprise, qui n’a pas fait machine arrière, et a au contraire décidé d’accentuer le développement des méthodes de travail asynchrones.

Aux Etats-Unis, des dirigeants du monde de la tech se sont également interrogés sur l’intérêt des réunions et ont opté pour des méthodes innovantes :

• Andrew Fingerman, PDG de PhotoShelter, a révélé à fastcompany.com qu’il s’interdisait personnellement de faire des réunions le matin : « Depuis un peu plus d'un an, je refuse d'organiser des réunions avant midi. L'impact sur ma productivité a été stupéfiant. En tant que personne souffrant également de TDAH, j'ai constaté que les matins sont impératifs pour le travail qui exige le plus haut niveau de pensée critique. Si quelqu'un a désespérément besoin de me rencontrer le matin, je refuse presque toujours et demande plutôt si nous pouvons choisir un moment dans l'après-midi. La seule condition à laquelle je cède est que la réunion corresponde parfaitement à mes priorités absolues.»
• Mattan Griffel, PDG de One Month, a expliqué à Forbes qu’il organisait ses réunions un seul jour par semaine, le mercredi : « Je n'en fais pas tout un plat. Si quelqu'un me demande de prendre un café le mardi, je lui demande si le mercredi est préférable. Si ce mercredi est complet, je demande le mercredi suivant (il m'arrive de devoir réserver deux ou trois mercredis). »
• Alex Villa, directeur d'exploitation chez Healthify, a quant à lui inventé un système de "purge des réunions", comme il l’a expliqué à fastcompany.com : « Il s'agit d'un moment précis, tous les six à neuf mois, où nous supprimons 100 % des réunions récurrentes et instituons des règles selon lesquelles elles peuvent être rajoutées. Pour les réunions non récurrentes et les réunions avec les clients, vous pouvez conserver ou supprimer la réunion à votre discrétion. Les réunions supprimées ne peuvent pas être réinscrites pendant au moins deux semaines. Après ces deux semaines, vous ne pouvez réintroduire la réunion que si une majorité de participants demande de manière proactive qu'elle soit réintroduite (il est interdit de faire du lobbying pour ses propres réunions !). » Un système qui selon lui permet aux « gens de trouver un bon équilibre pour pouvoir collaborer tout en ayant le temps de faire leur travail individuel. »
• Plus étonnant encore, la méthode du PDG de Shopify, Tobias Lütke. Attention, cette méthode est déconseillée pour ceux qui veulent garder une ambiance sereine au bureau… Ce dernier a ainsi raconté à Bloomberg qu’il passait occasionnellement en "mode Dieu" sur les calendriers des employés et effaçait les réunions récurrentes. Pourquoi ? "Rien ne peut devenir vraiment résilient lorsque tout va bien". C’est ce que Tobias Lütke appelle l’ingénierie du chaos.

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