Productivité : gérer son planning avec la méthode 60-30-10

En utilisant cette méthode, vous découpez vos journées et semaines et attribuez un volume d'heure adapté à chaque type de tâche, essentielle, importante ou avec une moindre valeur ajoutée. En structurant votre temps, vous apprenez à repérer plus vite et plus facilement les missions qui vous permettent d'avancer vers vos objectifs. Concrètement, vous allez consacrer 60% de votre temps aux activités avec une forte valeur ajoutée, 30% aux activités à faible valeur ajoutée qui vous font quand même avancer vers vos objectifs et 10% au reste.

60% pour vos tâches à forte valeur ajoutée

C'est un cercle vicieux, comme le résume David Allen dans sa bible Getting things done : si vous n'accordez pas suffisamment d'attention à ce qui vous occupe, cela vous coûtera in fine plus d'attention que la tâche ne le mérite.

Vos équipes ne doivent pas surcharger leurs plannings, même pour y inclure des missions "plaisir". Ce qu'il faut faire ? Prioriser, identifier les tâches qui ont une forte valeur ajoutée et leur accorder 60% du temps d'une journée. Vos collaborateurs ont des objectifs à réaliser, ces objectifs chiffrés et mesurables se découpent en missions et ces missions sont à accomplir en priorité (de préférence le matin, qui est souvent le moment de la journée le plus productif).

30% pour les tâches à faible valeur ajoutée

30% du temps devrait être accordé aux tâches urgentes mais pas déterminantes, cela peut aller de répondre à un mail à assister à un certain type de réunion ou réaliser un reporting. L'enjeu étant de ne pas interrompre les missions de la catégorie précédente avec celles-ci qui vous obligent à relâcher votre attention et sont souvent plus chronophages qu'elles n'en ont l'air. L'automatisation potentielle de ces tâches est une des pistes à étudier pour minimiser leur importante dans le planning de l'équipe, l'autre consistant à nouveau à savoir dire non pour ne pas dépasser ces fameux 30% !

La matrice d'Eisenhower est une technique aussi simple que redoutable pour faire le tri et voir quelles sont les missions à réaliser, celles à planifier, à déléguer ou à abandonner.

10% pour anticiper et faire le lien entre vos journées

Ranger son bureau d'ordinateur, faire le tri de sa boîte mail, revoir sa to do... autant de missions qui n'ont aucune valeur ajoutée sur le moment mais qui travaillent en creux à la réalisation de vos objectifs. À chacun de trouver comment les intégrer à son quotidien sans qu'elles ne prennent plus de place qu'elles ne le devraient !

La proposition de 60-30-10 est une base de réflexion que chacun peut adapter selon son métier, ses habitudes, ses contraintes. Comme toutes les lois du travail ou méthodes destinées à améliorer la productivité des équipes, elle n'est qu'un outil qu'il faut s'approprier pour atteindre ses objectifs en préservant enthousiasme et sérénité !

©fiszkes stock.adobe.com