Flex office : définition, avantages et inconvénients

En France, ce mode d’organisation gagne du terrain dans les entreprises depuis deux ou trois ans. S’il n’est pas encore aussi répandu que le télétravail, le flex office en est son corolaire et tend à se développer de plus en plus avec l’avènement du travail hybride. On vous explique de quoi il s’agit et les points de vigilance à connaître pour bien vivre sa mise en place dans votre entreprise.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office est une organisation qui permet un partage d’un même espace de travail, ou space sharing en anglais, entre plusieurs services d'une même entreprise, parfois entre plusieurs entreprises. Le plus souvent, le flex office est couplé à du télétravail, de l’ordre de deux ou trois jours accordés aux salariés par semaine, afin qu'un nombre limité de salariés se retrouvent sur site au même moment.

Concrètement, le flex office est une organisation de travail dans laquelle les employés n’ont aucun bureau ou espace de travail attitré. Ils choisissent chaque jour un espace de travail en fonction des disponibilités ou de leurs besoins. Il peut exister des calendriers ou des plannings mais la règle qui prévaut généralement est celle du premier arrivé, premier servi. Utile pour favoriser la collaboration, le flex office permet surtout d’optimiser les utilisations d’espaces de travail et répondre aux défis des nouvelles formes de travail hybride, c’est-à-dire le mix entre télétravail et présentiel.

Quels sont les avantages pour les salariés et les entreprises ?

Pour l’entreprise, l’avantage du flex office est le plus souvent d’ordre économique. Le « sans-bureaux fixes » permet en effet une rationalisation des espaces de travail et de la place occupée par les salariés dans un bureau de type open space. Or, l’immobilier coutant cher, notamment à Paris, et les espaces de bureaux n’étant pas toujours extensibles, le flex office permet de garder le même nombre d’employés dans un espace plus petit. Les entreprises peuvent ainsi économiser entre 20% et 40% d’espaces de bureaux tout en gardant le même nombre de salariés.

Pour les salariés, les avantages du flex office résident avant tout dans la flexibilité. Couplé à une bonne organisation, le flex office permet normalement une plus grande liberté sur les horaires et le choix des jours télétravaillés. L’idée étant que, si aucune salarié n’a de place attitrée, il peut en venir quand il veut.

Par ailleurs, le flex office permet aussi de mélanger les équipes et services d’une entreprise et donc de rencontrer de nouveaux collaborateurs, en changeant régulièrement d’espaces de travail. Une façon d’abattre les murs fictifs de l’open space…

Exemples concrets de mise en œuvre du flex office

Chaque salarié se rend dans les bureaux le matin et choisit son poste (aussi appelé desk) pour la journée. Une fois qu’il a terminé sa journée de travail, le collaborateur quitte l’open space et range ses affaires de travail dans un casier personnel. Il peut aussi être incité à les ramener chez lui. Le lendemain, il ne retrouvera pas forcément le même bureau que la veille et pourra être amené à travailler dans un autre espace, selon la place qu’il reste – ou retravailler au même bureau.

Les espaces de coworking sont des exemples typiques d’organisation en flex office. La différence étant qu’il s’agit de lieux de travail ouverts à tous.

Quels sont les inconvénients du flex office ?

Pour les salariés, les inconvénients du flex office concernent de prime abord les aspects pratiques de l’environnement de travail et de l’aménagement : bureau non nettoyé la veille, mauvais réglage des écrans, de la chaise, etc. En clair, une perte de temps lors de chaque nouvelle installation à un bureau qui n’est attitré à personne. Des bureaux interchangeables peuvent d’ailleurs inciter certains salariés à moins prendre soin de l’espace de travail qu’ils occupent.

Certains salariés, qui aiment personnaliser leur environnement de travail avec des photos ou des objets personnels, peuvent aussi ressentir une forme de déshumanisation des espaces de travail : chaque place étant échangeable, les collaborateurs peuvent se sentir de simples numéros… et se retrouver à travailler à côté d’autre employés qu’ils ne connaissent absolument pas au lieu de collègues qu’ils ont côtoyés et appris à connaître pendant des années.

L’autre difficulté concerne le management ou la collaboration au sens large. Si les collaborateurs sont éloignés les uns des autres dans l’open space, jamais installés au même bureau, il n’est pas toujours facile pour eux de communiquer les uns avec les autres… ni pour leur responsable de déployer son management ou de développer un projet de groupe. Si la place dans l’entreprise est vraiment restreinte, trouver des salles pour une réunion peut également ressembler à un véritable parcours du combattant…

Comment s’adapter au flex office en tant que salarié ?

Votre entreprise a le projet de passer tout votre open space en flex office ? On a évoqué ce mode d’organisation avec vous lors d’un processus de recrutement et vous êtes réticent ou inquiet à cette idée ? Voici les points de vigilance autour du flex office à garder en tête :

Dans flex office, il y a flexible ! Tout le monde doit jouer le jeu. Il peut arriver que certains collaborateurs soient accrochés à leur bureau, qu’ils considèrent comme leur propriété ou le meilleur poste de travail de l’open space. Cela crée du ressentiment et attise les tensions. Pas vraiment un environnement propice à une collaboration de qualité… Chaque collaborateur doit respecter cette nouvelle organisation sous peine que l’espace devienne de moins en moins « flex » et que les derniers arrivés chaque matin se retrouvent toujours à la même place.

Le bureau est un lieu de vie comme un autre : desk attitré ou non, le respect est de mise et chacun doit nettoyer son espace le soir, prendre soin de l’environnement de travail partagé, etc.

Vos bureaux doivent être équipés pour le flex office ! Ici, c’est le rôle de l’entreprise de vous fournir des bureaux adaptables, des salles de réunions ou d’appel facilement disponibles, des casiers pour que tous les employés puissent ranger leur matériel en fin de journée, etc.