C'est quoi un KPI et comment l'utiliser dans sa vie professionnelle ?

Vous avez sans doute déjà lu ou entendu ce mot quelque part. Mais qu’est-ce que ça veut dire… et à quoi ça sert ? Petite plongée dans le monde merveilleux des KPI !

Définition et importances des KPI

Qu’est-ce qu’un KPI ?

KPI est l’acronyme de Key Indicator Performance ou, en français, un indicateur clé de performance – ICP. Ces indicateurs clés sont utilisés pour mesurer l’efficacité et le succès d’une activité ou d’un processus spécifique au sein d’une organisation. Un KPI sert ainsi à suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés.

Par exemple, dans une équipe de vendeurs, le KPI scruté avec le plus d’attention par le manager est généralement le nombre de ventes réalisées chaque mois ou chaque année. Cela lui permet d’évaluer la performance de ses vendeurs sur un critère impartial.

Pourquoi les KPI sont-ils si importants ?

Grâce aux indicateurs clés de performance, une entreprise ou un manager peut prendre des décisions à partir de données chiffrées et concrètes. Si les objectifs fixés au départ ne sont pas atteints, une nouvelle stratégie pourra être envisagée. Grâce aux KPI, on peut également évaluer et suivre les tendances en temps réel et, à mesure que la réussite semble de plus en plus difficile, mettre en place de nouvelles actions.

Pour reprendre l’exemple précédent : si le nombre de ventes en juillet ne correspond pas à l’objectif fixé en début d’année, un manager pourra orienter différemment la stratégie pour l’atteindre d’ici décembre.

Les différents types de KPI

Les indicateurs clés de performance peuvent prendre de nombreuses formes différentes. Tout dépend des objectifs fixés et des données qu’on souhaite récolter !

KPI quantitatif

C’est le KPI par excellence, qui se concentre sur les résultats numériques et chiffrés. Par exemple, le chiffre d’affaires ou le nombre de clients.

KPI qualitatif

Le KPI qualitatif est un indicateur plus subtil car il concerne des éléments non chiffrés et a priori difficilement quantifiables. Par exemple, la satisfaction des clients ou la qualité des produits. Reste ensuite à savoir comment mesurer de tels aspects…

KPI de performance

Cet indicateur est très utilisé pour évaluer l’efficience d’actions, d’outils ou de processus. Par exemple, le temps de réponse moyen du service client ou le taux de conversion des prospects en clients payants – un KPI qui évalue l’efficacité du tunnel de conversion du marketing jusqu’à la vente.

KPI financier

Qui dit chiffres, dit aussi résultats financiers ! Des indicateurs essentiels pour la vie et le développement d’une entreprise mais dont les salariés sont souvent très éloignés : résultat net comptable, EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement), retour sur investissement (ROI).

KPI opérationnel

Ces indicateurs évaluent plutôt l’efficacité des opérations internes, comme le délai de livraison de tel produit ou le taux de production de tel autre.

Comment choisir les bons KPI

Aligner les KPI avec ses objectifs

Comment mesurer la performance et l’efficacité dans votre entreprise, votre service, votre équipe ? Tout dépend de vos objectifs dans six mois, un an, dix ans, etc.

Pour reprendre l’exemple des vendeurs, d’autres critères clés peuvent être pertinents à observer pour tenter d’améliorer la performance de l’entreprise : notoriété de la marque, visiteurs du site internet, coût des produits, satisfaction client, etc.

En fonction de la stratégie définie, certaines actions clés devront être mises en œuvre en priorité. Mieux vaut d’abord lancer une campagne sur les réseaux sociaux pour attirer plus de visiteurs sur le site internet ? Ou améliorer le taux de production et la qualité des produits ? En fonction de l’objectif, l’indicateur de performance à suivre ne sera pas le même.

S’assurer de la pertinence et de la mesurabilité

Après avoir déterminé ce que vous deviez évaluer, il faut ensuite trouver le KPI le plus pertinent pour mesurer l’évolution et votre potentielle réussite. C’est parfois évident et les exemples de KPI commerciaux sont à ce titre assez simples à comprendre : nombre de clients, chiffre d’affaires, profit, etc.

Mais le choix est parfois plus compliqué quand on veut mesurer des données qualitatives ou d’impact. Par exemple, comment mesurer la réussite d’une campagne sur les réseaux sociaux ? Total du nombre d’impressions, portée, engagement, conversion, etc. Là aussi, la pertinence est liée à vos objectifs.

Autre élément important d’un indicateur clé de performance : la mesurabilité réelle d’un KPI ! D’une part, tout ne se mesure pas dans la vie, d’autre part, vous n’aurez pas la possibilité de tout mesurer. Pour des raisons de confidentialité ou à cause d’un manque d’outils à votre disposition.

Les erreurs courantes à éviter avec les KPI

Choisir trop de KPI

A moins que vous ne soyez chef d’entreprise, vous ne devriez pas avoir besoin de suivre des dizaines de KPI en même temps. Suivre trop d’indicateurs est souvent le signe d’un manque de priorisation ou d’une stratégie floue.

Ne pas réviser régulièrement les KPI

Un indicateur essentiel en janvier peut devenir beaucoup moins intéressant en novembre… Réviser régulièrement ses indicateurs est essentiel pour continuer à s’adapter et suivre au mieux sa stratégie. La question de la pertinence du KPI doit toujours vous guider.

Se concentrer uniquement sur les KPI positifs

C’est un biais cognitif classique, qui consiste à ne regarder que ce que l’on veut bien voir… le plus souvent ce qui nous arrange. Si un KPI est neutre, ce n’est pas le cas de l’humain qui l’analyse ! Un seul indicateur clé qui surperforme ne doit pas masquer un total moins réjouissant.

L’inverse peut aussi être vrai : un pourcentage dans le rouge ne doit pas tirer vers le bas tous les autres indicateurs positifs !

Pourquoi et comment utiliser le principe du KPI dans ma vie professionnelle ?

Vous ne gérez pas une entreprise ? Aucune équipe ? En tant que salarié aussi, les indicateurs clés de performance peuvent vous être utiles. Quelques exemples :

Améliorer sa productivité personnelle

Combien de tâches accomplies chaque jour ? Combien de tâches accomplies en deux heures ? Plusieurs KPI simples peuvent vous permettre de mieux gérer votre temps et gagner en efficacité.

Suivre ses objectifs de carrière

Vous pouvez aussi utiliser des indicateurs de performance sur du très long terme, pour mesurer les progrès que vous réalisez au cours de votre carrière. Par exemple, le nombre de formations suivies, de compétences acquises, vos évolutions salariales, etc. De quoi vous faire prendre conscience des progrès réalisés ces dernières années ou, au contraire, faire le constat qu’il est temps pour vous de changer de voie.

Optimiser la gestion d’un projet

Respect des délais, nombre de tâches restantes, budget consommé, etc. Quelques KPI très simples à suivre vous permettront de bien gérer les projets confiés, d’éviter les retards et de concentrer vos efforts sur la bonne tâche au bon moment.

Augmenter sa motivation

Si vous aimez les défis, vous pouvez vous fixer des objectifs personnels à très court terme pour booster votre motivation. Se fixer un challenge et le réussir est toujours plaisant.

Gérer son niveau de stress

Si vous faites souvent face à des surcharges d’activité ponctuelles ou que vous travaillez tout le temps en mode projet, mesurer votre temps de travail peut s’avérer salvateur. Après un certain total d’heures travaillées, vous saurez qu’il est temps de lever le pied.

Améliorer la qualité de son travail

Nombre d’erreurs commises, retours négatifs (et positifs) de clients, compliments de votre manager… Vous pouvez évaluer et suivre la qualité de votre travail pour tenter de l’améliorer par la suite.