Mission France - Stage - Assistant·e Logistique - Finance - Mayotte H/F Solidarites International
Mayotte - 976 Stage- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'Assistant logistique et finance exerce ses fonctions sous l'autorité managériale du responsable logistique et finance et travaille en collaboration avec le.la responsable supply et les équipes techniques EHA et de Mobilisation Communautaire.
OBJECTIFS PRINCIPAUX DE LA FORMATION :
- Découvrir le fonctionnement d'une mission et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
- Découvrir les activités sur le terrain
- Découvrir les différentes professions sur le terrain
- Comprendre le fonctionnement d'une mission et ses contraintes
- Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
- Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
- Découvrir les différents outils de suivi financier et logistique
PRINCIPALES ACTIVITES :
- Assister le.la responsable log-admin dans la connaissance du marché, le suivi des achats et la mise à jour des outils liés dans le respect des règles des bailleurs de fonds
- Assister le.la responsable log-admin dans la recherche de donations de produits pour les kits hygiène
- Assurer le transport de marchandises, la livraison des achats et le stockage des marchandises avant l'intervention des équipes techniques
- Assister la mise en oeuvre des distributions, se déplacer sur le terrain pour participer aux distributions
- Assurer l'archivage et la centralisation des documents logistique
- Mise à jour des journaux comptables
- Archivage des pièces comptables
- Effectuer le suivi facturation et faire les prépaiements
- Mise a jour du fichier suivi de stock
- Inventaire de stock
DETAILS DES TâcheS :
Achat :
- Assister le.la responsable log-admin dans l'étude des marchés et la recherche de fournisseurs et de donations
- Participer à la préparation des dossiers d'achats et le respect des procédures d'achat de SI via à la plateforme LINK
- Suivre les dossiers d'achat et s'assurer de leur bonne réception dans les espaces de stockage de la mission
- Se déplacer sur le terrain si nécessaire pour le suivi des achats ou la recherche de fournisseurs et mise en oeuvre de distributions
- Mettre en oeuvrele transport des marchandises entre zones d'intervention
- Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
- Prépare les BAP pour signature des budgets holders
- Participer à la préparation du pack logistique mensuel
- Validation logistique des achats dans LINK en fonction de la table des signataires et archivage des dossiers d'achat
Transport : assister le.la responsable supply dans l'organisation de fret
Stockage :
- Assurer l'inventaire de stock avec le.la responsable supply
- Informer les équipes programme d'une arrivée de produits en stock
Distribution :
- Rechercher des donations pour la constitution des kits
- Assurer le conditionnement des kits, le transport et le stockage des kits en amont des distributions
- Se déplacer sur le terrain pour participer à la distribution de kits
Comptabilité :
Assister le.la responsable logistique et finance dans toutes les tâches comptables :
- Collecter puis compiler tous les suivis de CB individuels (journaux) de sa zone
- Vérifier et archiver les documents justificatifs
- Compiler les journaux, vérifier la cohérence des informations analytiques et la bonne allocation des dépenses.
- Constituer tous les éléments du pack comptable pour envoi mensuel au responsable logistique et finance : journaux comptables /documents justificatifs/ rapprochement bancaire / inventaire de caisse / document de lecture.
Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle
Gestion fin : aider à la préparation des audits financiers
General :
- Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
- Apporter un soutien à l'ensemble des zones en fonction des demandes
- Assurer l'archivage des documents logistiques et finance
- Participer au pack logistique et financier mensuel
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Organiser le traitement des commandes, Réceptionner des produits, des matières premières, vérifier la conformité d'une livraison, Superviser des opérations, des actions, Pack Office, Compétences relationnelles, Adhérer valeurs Sol, Intérêt pour contexte d'accès à l'eau sur territoi, Capacités rédactionnelles
Langues : Français exigé
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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