Secrétaire - Assistante Bureau d'Études H/F Aquila RH

Détail du poste

Nous recherchons pour notre client, entreprise spécialisée dans la menuiserie génrale, un(e) secrétaire/assistant bureau d'études passionné(e), dynamique et force de proposition !

Votre mission :

En tant que Secrétaire / Assistant(e) Bureau d'Étude, vous serez au coeur de l'activité de l'entreprise. Vous soutiendrez le bureau d'étude tout en assurant l'accueil, la gestion des documents administratifs, le suivi des appels d'offres, et la gestion des ressources humaines liées à l'intérim. Vous jouerez également un rôle essentiel dans la communication interne et externe de l'entreprise.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?

Un rôle polyvalent au coeur de l'action, avec une réelle opportunité d'impacter la gestion de l'entreprise.

Un environnement de travail collaboratif et dynamique.

Une opportunité de développer vos compétences et de contribuer à l'activité d'une entreprise.

Possibilité de prendre des initiatives et de grandir avec nous !

Vos missions

Missions principales :

Accueil et support administratif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
- Gérer et organiser les courriers, emails, et documents administratifs.
- Assurer l'archivage et la gestion des dossiers administratifs et techniques.

Support du Bureau d'Étude :
- Rédiger et mettre en forme les fiches techniques et les documents d'ouvrage (DOE).
- Suivre et mettre à jour les dossiers techniques.
- Assister l'équipe technique dans la préparation des dossiers clients.

Veille et gestion des appels d'offres :
- Effectuer une veille active des appels d'offres publics et privés.
- Préparer et constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres avec le bureau d'étude.
- Assurer le suivi des délais et la transmission des offres.

Gestion des frais généraux et intérim :
- Suivre les commandes, les stocks de fournitures et de matériels.
- Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs.
- Organiser le suivi des heures et la gestion des contrats d'intérim.

Communication et assistance commerciale :
- Élaborer et diffuser les supports de communication internes et externes.
- Mettre à jour le site web et les réseaux sociaux de l'entreprise.
- Apporter un soutien à l'équipe commerciale pour le suivi des clients et la gestion des devis.

Profil recherché

Votre profil :

Compétences personnelles :
- Organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
- Excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles.
- Autonomie, esprit d'initiative et discrétion.
- Respect absolu de la confidentialité.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...).
- Connaissance des logiciels de gestion et ERP (souhaitée).
- Compétences solides en rédaction et orthographe.
- Capacité à analyser et synthétiser des informations techniques.
- La connaissance et la compréhension de documents techniques liés au secteur du bâtiment ou de la menuiserie est un plus.

Compétences managériales :
- Coordination des informations entre les différents services.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler avec divers interlocuteurs.
- Gestion des fournisseurs et prestataires avec efficacité.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 27600 € - 31200 € par an