Assistante Polyvalente H/F L'Industrie recrute

Détail du poste

UNE ECOLE OU L'ON APPREND AUTREMENT

Ouverte en 2017, l'Ecole de Production de Besançon forme aux métiers de l'usinage des jeunes à partir de 15 ans et les prépare aux examens du CAP Conducteur d'installation de Production et du Bac Professionnel Technicien d'usinage.

La production est l'outil pédagogique : les jeunes s'exercent sur de vraies commandes avec de réels clients et utilisateurs, dans des conditions identiques de l'environnement économique (délai, prix, qualité).
L'enseignement dispensé privilégie une cohérence entre exercices pratiques (2/3 du temps) et cours théoriques (1/3 du temps), sur un même site.

Véritable "Ecole en entreprise", un accompagnement individualisé et un travail en équipe sont mis en place.

Rattaché(e) à la Directrice de l'Ecole de Production de Besançon, vous aurez pour principales missions au sein de l'Ecole d'assurer le lien et la gestion administrative quotidienne entre les apprenants(es) et leurs familles, l'équipe pédagogique, les entreprises clientes. Être en support organisationnel régulier du (de la) directeur(trice), des maitres professionnels, des enseignant(e)s et du (de la) technico-commercial(e).

Missions

· Gestion administrative des dossiers

o Réaliser l'ensemble des opérations garantissant la bonne formalisation, le suivi et la bonne fin de tout dossier administratif (demandes et enregistrements de documents administratifs, instruction des dossiers, suivi d'indicateurs, relances, archivages...).

o Enregistrer les dossiers dans les systèmes de gestion interne, après vérification des pièces et validation par la Direction.

o Mettre en forme ou réaliser, le cas échéant, des documents inhérents à l'activité (contrats, devis, commandes, factures, tableaux de bord...).

o Transmettre les documents et informations de gestion des dossiers au service Administratif, Financier et Ressources Humaines.

· Soutien à l'équipe de la structure

o Se coordonner avec les équipes sur les dossiers en cours.

o Renseigner les équipes sur l'administration des dossiers.

o Préparer, pour les équipes, tous les documents nécessaires à la réalisation des dossiers.

o Préparer la logistique nécessaire pour la bonne tenue des réunions, événements (Intervenants extérieurs, des collaborateurs...) et suivre le bon déroulé des réunions, événements.

· Assistance pédagogique

o Participer à la mise en place des conditions optimales d'intégration et de déroulement du parcours de l'apprenant au sein de l'école (suivi des conventions, inscriptions aux examens, correspondances avec les représentants légaux (convocations, bulletins, sorties pédagogiques, relevés d'absence...).

o Répondre aux demandes des apprenants et de leurs parents tout au long du parcours.

o Assurer une veille pour connaitre les évolutions réglementaires s'appliquant aux apprenants et dispositifs d'accompagnement existants pour les en faire bénéficier en cas de difficulté financière ou matérielle particulière.

· Assurer le secrétariat

o Assurer l'accueil physique et téléphonique de la structure.

o Traiter les appels téléphoniques, le courrier et les mails entrants et sortants.

o Assurer l'organisation matérielle de réunions, manifestations et à la création de supports (invitations, de présentation...).

o Participer à l'élaboration de comptes rendus.

Maîtrise du Pack Office (Excel ++)

Utilisation régulière d'une GPAO

Formation de niveau Bac +2 (BTS, DUT) et une expérience serait un plus

Qualités requises

Votre sens de l'organisation, votre rigueur, votre sens relationnel sont des atouts nécessaires pour ce poste.

Vous faites preuve d'une grande discrétion et aimez travailler en équipe.

Vous savez gérer les priorités et respecter les échéances.

Type de contrat : CDI 32H00 ou 35H00

Poste à pourvoir immédiatement